Wat kost handmatig werk je bedrijf écht?

Wat een uur kost, per bedrijfstak

47,50 euro is het gemiddelde over alle bedrijfstakken. Een handelsbedrijf en een accountantskantoor zitten daar niet allebei op. Tabel 5.8 in de publicatie van 29 april 2026 splitst lonen en werkgeverspremies. De som is de loonkost per gewerkt uur. Die tabel hoort bij de cijfers van begin april, dus bij het toenmalige gemiddelde van 47,60 euro.

In het rekenvoorbeeld hieronder staat 47,50 euro, het latere landelijke cijfer. Vervang dat door het tarief van de bedrijfstak, of door wat een uur van deze medewerker het bedrijf kost, inclusief premies. Een uitzendkracht, een specialist en een starter zitten niet op het gemiddelde van de tak.

Frequentie maal minuten maal uurkosten

Een taak die ‘een paar minuten’ duurt, wordt een bedrag zodra je twee dingen turft: hoe vaak ze in een normale week voorkomt, en hoeveel minuten één keer kost, inclusief opzoeken en terugzetten in het systeem. Daarna:

De weken zijn een eigen aanname. De CBS-loonkost is al per gewerkt uur, dus vakantie zit in het uurtarief en tel je niet nog eens als opslag. In het voorbeeld draait de taak 46 weken. Zes weken vallen weg door vakantie en feestdagen. Wie het hele jaar door dezelfde stroom heeft, vult een ander aantal in.

Het voorbeeld is een offerte. Iemand leest de aanvraag, zoekt de prijs, zet de regels in een sjabloon en verstuurt. De getallen zijn aannames om de som te laten zien. Het zijn geen metingen bij een bedrijf.

Per week is dat 285 euro. Over 46 weken 13.110 euro. Gebruik je de 51,70 euro van de zakelijke dienstverlening zonder uitzendbureaus, uit de tabel hierboven, dan wordt dezelfde taak 6 × 51,70 × 46 = 14.269,20 euro. In de handel, op 39,50 euro, is het 10.902 euro. De frequentie en de minuten veranderen het bedrag harder dan die keuze, zolang je in dezelfde orde van grootte blijft.

Wat de som niet meet

Drie dingen zitten niet in 13.110 euro. Een correctie achteraf: een verkeerde prijs, een vergeten regel, een tweede mail. Dat is extra tijd, en soms een krediet of een nabespreking. Tel die minuten bij de 18 als ze structureel terugkomen. Een eenmalige misser is geen weekgemiddelde.

Wachttijd zit er ook niet in. Een offerte die twee dagen blijft liggen kost geen extra loonminuten, en de aanvraag is intussen wel ouder. Die doorlooptijd meet je apart: uren tot een verstuurde offerte, of het aantal aanvragen dat na een dag nog openstaat.

Doet de eigenaar het werk zelf, dan staat er geen loonkost van 47,50 euro op de loonlijst. Het CBS rekent zelfstandigen niet in dit cijfer. Het uur is dan tijd die niet naar verkoop of uitvoering gaat. Daar kies je zelf een tarief voor. Dat tarief is een aanname, geen CBS-gemiddelde.

De belastingaangifte is een andere rekening

Panteia raamde in een QuickScan van mei 2025, in opdracht van de Belastingdienst, de fiscale administratieve lasten van het mkb in 2024 op 5,53 miljard euro. In 2019 was dat 4,04 miljard. De stijging komt uit lonen, accountantskosten en het aantal bedrijven en werkenden, niet uit een hogere last door nieuwe fiscale regels. Het rapport rekent met een stabiel niveau na wetswijziging, op diezelfde 5,53 miljard. De steekproef is achttien bedrijven en accountants, opgehoogd naar het mkb. Het rapport staat bij de Rijksoverheid.

Dat is de last van belastingregels: aangifte, factuureisen, loonheffing, jaarrekening. Het is niet de kost van een offerte overtypen tussen mail en sjabloon. Die twee rekeningen door elkaar halen maakt beide onbruikbaar. Een automatisering tussen je eigen systemen haalt de fiscale last niet weg. Een koppeling die een verplicht veld uit een factuur haalt, kan wel een handeling in die last korter maken. Of dat zo is, meet je op die handeling, niet op de 5,53 miljard.

Zet het naast bouw, abonnement en onderhoud

De loonkost van het proces is de ene kant. De andere kant heeft drie regels. Bouw: eenmalig, voor het ontwerp, de koppeling en de test. Abonnement: het platform, en het verbruik als een model apart rekent. Onderhoud: de uren waarin iemand een breuk nakijkt, een veld wijzigt of de uitkomst controleert die blijft.

De bedragen hieronder zijn aannames in hetzelfde offertevoorbeeld. Het zijn geen marktprijzen en geen offerte. Een simpele koppeling en een keten over drie systemen zitten niet op hetzelfde bedrag.

Niet alle zes uur verdwijnen. In dit voorbeeld blijft een verkoper de prijs en de uitzonderingen controleren, en blijft 40 procent van de tijd staan. Dan valt 60 procent weg: 0,6 × 13.110 = 7.866 euro aan loonkost van uren die dit proces niet meer vraagt. Die 40 procent is een aanname. Meet hem na een maand op de offertes van die maand.

Onder deze aannames is jaar 1 bijna gelijk. De bouw weegt op tegen de uren die in dat jaar wegvallen. Vanaf jaar 2 blijven abonnement en onderhoud over, en de aanname dat de frequentie en de 18 minuten hetzelfde blijven. Verandert de offerte, of breekt de koppeling vaker dan 1,5 uur per maand, dan schuift de rechterkolom.

Hetzelfde proces, vijf keer per week in plaats van twintig, is 1,5 uur. Dat is 1,5 × 47,50 × 46 = 3.277,50 euro loonkost per jaar. Zestig procent daarvan is 1.966,50 euro. De bouw van 6.000 euro is in jaar 1 al groter dan dat. Op deze som bouw je die automatisering niet om de loonkost. Een fout die een order kost, of een aanvraag die blijft liggen, kan dan alsnog de reden zijn. Die reden schrijf je apart op, in plaats van haar in de 13.110 euro te stoppen.

Wat je voor één proces opschrijft

• Hoe vaak de taak in een normale week voorkomt, geteld, niet geschat uit het hoofd aan het eind van de maand.
• De minuten van één keer, inclusief opzoeken, en de minuten van correcties die elke week terugkomen.
• Het uurtarief inclusief premies, of 47,50 euro als plaatsvervanger tot je het eigen tarief hebt.
• Het aantal weken waarin de taak draait.
• Welk deel een mens blijft doen, en wie dat nakijkt voordat het naar de klant gaat.
• Bouw, abonnement en onderhoud als drie regels, met het jaar waarin de bouw valt.

De AI Opportunity Scan stelt die vragen voor één proces en geeft een indicatieve score, plus een bandbreedte voor potentiële tijdswaarde. De bandbreedte rust op wat je zelf invult. Het is geen besparing en geen garantie. Implementatie, onderhoud en adoptie zitten niet in die bandbreedte. Die zet je ernaast, zoals in de tabel hierboven.

Past het proces, dan is de volgende stap de automatisering zelf: de trigger, de gegevens, de stap die blijft liggen bij een mens, en de koppeling naar het systeem dat je al gebruikt. AI Development bouwt die lijn. De telling van frequentie en minuten blijft dezelfde, voor en na de wijziging.