Het eerste AI-project van een mkb-bedrijf is een keuze voor één proces: werk dat vaak terugkomt, tijd kost, fouten oplevert en met de systemen die je al hebt uitvoerbaar is.
Op 16 maart 2026 publiceerde het CBS cijfers over AI bij Nederlandse microbedrijven. In 2025 gebruikte 13,8 procent van die bedrijven één of meer AI-technologieën. Bij bedrijven met 10 tot 250 werkzame personen was dat 29,8 procent, en bij bedrijven met 250 of meer personen 66,2 procent. Ten opzichte van 2023 is het gebruik bij microbedrijven verdubbeld. De cijfers zijn voorlopig.
Het gat zit vooral in ervaring. Van de microbedrijven die AI hebben overwogen en er toch van afzagen, noemde 71,6 procent gebrek aan ervaring als reden. Ongeveer de helft noemde privacy. Wie wél AI gebruikt, doet dat het vaakst via bestaande commerciële software: 48,2 procent. De volledige rapportage staat bij het CBS.
Die cijfers zeggen iets praktisch. De meeste kleinere bedrijven hoeven geen AI-afdeling te bouwen. Ze hebben een eerste proces nodig dat klein genoeg is om te overzien, en groot genoeg om verschil te maken. Dit artikel laat zien hoe je dat proces kiest, met aanvragen, documenten en offertes als voorbeelden.
Wat kleine bedrijven nu met AI doen
Het CBS meet zeven technologieën, waaronder tekstanalyse, het genereren van tekst, spraakherkenning en robotgestuurde procesautomatisering. Een extra categorie voor het genereren van beeld, video of geluid telt in 2025 niet mee, zodat de jaren vergelijkbaar blijven. Een los ChatGPT-gesprek valt dus niet automatisch onder dit percentage.
| Bedrijfsgrootte | Gebruikt AI-technologie (2025) |
|---|---|
| Microbedrijf, 2 tot 10 personen | 13,8% |
| Mkb, 10 tot 250 personen | 29,8% |
| Grootbedrijf, 250 of meer personen | 66,2% |
Binnen de microbedrijven loopt het gebruik op met de omvang: 11,6 procent bij twee personen, 14,1 procent bij drie of vier, en 19,0 procent bij vijf tot negen. De spreiding per branche is groot. In informatie en communicatie gebruikt 50,4 procent AI-technologie, in de specialistische zakelijke dienstverlening 27,1 procent en in de financiële dienstverlening 19,0 procent.
De twee technologieën die microbedrijven het vaakst noemen, zijn tekstanalyse (9,8 procent) en het genereren van tekst (6,5 procent). Dat past bij werk dat uit taal bestaat: mails, offertes, contracten, productteksten. Onder de bedrijven die AI inzetten, is marketing of verkoop het vaakst genoemde doel (32,7 procent), gevolgd door administratieve processen of bestuurstaken (25,9 procent). Logistiek blijft achter op 2,3 procent. Bij grotere bedrijven staat administratie juist vaker bovenaan dan marketing.
Kies één proces op vier kenmerken
Een licentie voor het hele team of een chatbot op de website levert zelden een proces op dat je kunt meten. Kies het eerste proces op vier kenmerken. Scoort het op alle vier, dan is het een kandidaat. Scoort het op één, dan is het een experiment voor later.
Herhaling
Het werk komt wekelijks of dagelijks terug, in een herkenbare vorm. Elke aanvraag verschilt in details, en de stappen blijven gelijk: binnenkomst, vastleggen, beoordelen, reageren. Een eenmalig adviestraject of een project dat elke keer anders is, levert te weinig herhaling op om een vaste werkwijze te bouwen.
Tijdverlies
Iemand typt gegevens over, zoekt een vorige versie op, of schrijft dezelfde toelichting opnieuw. Noteer hoe vaak dat gebeurt en hoeveel minuten het kost. Zonder die twee getallen blijft ‘dit scheelt tijd’ een indruk. Met die getallen kun je later zien of de nieuwe werkwijze het werk korter maakt.
Fouten
Fouten die nu terugkomen, zijn een beter startpunt dan werk dat al soepel loopt. Een verkeerde prijs in een offerte, een aanvraag die bij de verkeerde collega belandt, een kenteken of adres dat verkeerd wordt overgenomen. Het doel van de eerste stap is een concept dat een mens nog nakijkt, zodat die fouten eerder zichtbaar worden.
Uitvoerbaarheid
Het proces is uitvoerbaar wanneer de informatie al ergens staat, één persoon eigenaar is, en het resultaat een concept is dat iemand beoordeelt. Een prijslijst in een spreadsheet, een gedeelde inbox en een vast offertesjabloon zijn genoeg om te beginnen. Vijf systemen zonder eigenaar, of een besluit dat zonder controle de klant in gaat, is een latere stap.
Aanvragen, documenten en offertes
Drie processen voldoen bij veel mkb-bedrijven aan die vier kenmerken. Ze sluiten aan op wat kleine bedrijven al doen met AI: verkoop en administratie, in gewone taal.
| Proces | Wat je wint | Wat je nodig hebt |
|---|---|---|
| Binnenkomende aanvragen | Snellere reactie, minder aanvragen die blijven liggen | Gedeelde inbox of CRM, en een vaste opvolging |
| Documenten uitlezen | Minder overtypen vanuit pdf, mail of scan | Eén documentsoort die vaak terugkomt |
| Offertes voorbereiden | Kortere doorlooptijd tot een concept | Prijslijst, sjabloon en iemand die het concept nakijkt |
Aanvragen die binnenkomen
Een aanvraag via mail, formulier of WhatsApp moet ergens landen, een bevestiging krijgen en bij de juiste persoon komen. In een klein team gebeurt dat naast het andere werk. De aanvraag blijft in een inbox staan, de klant hoort niets, en twee collega’s reageren allebei of geen van beiden.
Een eerste stap legt de aanvraag vast, haalt de kern eruit (wat, wanneer, welke locatie) en maakt een conceptreactie of een taak voor de eigenaar. Een medewerker verstuurt het antwoord. Je meet de tijd tot de eerste reactie en het aantal aanvragen dat na een dag nog openstaat.
Documenten die je steeds opnieuw leest
Leveranciersfacturen, inschrijfformulieren, contractbijlagen en werkbonnen bevatten dezelfde velden. Iemand opent het bestand, zoekt het bedrag of het adres, en typt het over in het boekhoudpakket of de planning.
Beperk de eerste stap tot één documentsoort. Het systeem leest de vaste velden uit en zet ze klaar ter controle. Jij vergelijkt een week lang de uitkomst met wat een collega handmatig zou invullen. Klopt het veld vaak genoeg, dan blijft de controle bestaan en verdwijnt het overtypen. Klopt het te vaak niet, dan is de documentsoort nog te wisselend.
Offertes die te lang onderweg zijn
Een offerte begint met een aanvraag die lijkt op de vorige tien: dezelfde producten, dezelfde toeslagen, een net andere maat of locatie. De tijd zit in zoeken, rekenen en de toelichting opnieuw schrijven. Een vergeten regel of een oude prijs komt pas boven als de klant reageert.
Een bruikbare eerste versie trekt de aanvraag uit elkaar, zoekt de passende regels in de prijslijst en vult het sjabloon. De verkoper past aantallen en uitzonderingen aan en verstuurt zelf. Je meet de uren tot een verstuurde offerte en het aantal correcties achteraf. De prijsbeslissing blijft bij een mens.
Houd de eerste stap klein
De vier kenmerken helpen ook om werk uit te stellen. Dat is geen afwijzing van AI. Het is een volgorde, zodat de eerste ervaring slaagt en de volgende stap ergens op kan bouwen.
- Een uitkomst die zonder controle naar de klant, de planning of de boekhouding gaat.
- Werk dat elke keer een andere vorm heeft, zonder vaste velden of sjabloon.
- Een keten over meerdere systemen terwijl nog niemand eigenaar is van het proces.
- Een doel dat je niet in tijd, fouten of openstaande aanvragen kunt nameten.
Privacy hoort in die eerste stap wel mee. Het CBS noemt privacy bij ongeveer de helft van de microbedrijven die AI overwogen en afwezen. Bepaal vooraf welke gegevens het proces raken, wie ze mag zien, en of een concept in een omgeving blijft die bij het bedrijf past. Een offerte met klantnamen en prijzen is iets anders dan een interne samenvatting van een lege agenda.
Van keuze naar een eerste stap
Schrijf één proces op een pagina: hoe vaak het voorkomt, hoeveel minuten het kost, welke fout terugkomt, welk systeem de gegevens al heeft, en wie het resultaat nakijkt. Dat is genoeg om te zien of aanvragen, documenten of offertes de eerste kandidaat zijn.
De AI Opportunity Scan stelt die vragen voor één proces en geeft een indicatieve score, plus een bandbreedte voor potentiële tijdswaarde. Dat is een rekenhulp op basis van wat je zelf invult. Het is geen besparing en geen garantie.
Wil je het proces eerst samen aanscherpen, dan brengt AI Consultancy de kandidaten, de systemen en de volgorde in kaart. Daarna is duidelijk wat je bouwt, wat een medewerker blijft doen, en waaraan je over een maand kunt zien of het werkt.
Veelgestelde vragen